Ομαδική Ασφάλιση Εργαζομένων & Υγείας για Επιχειρήσεις

Τι είναι η ομαδική ασφάλιση εργαζομένων;

Είναι ένα ασφαλιστήριο συμβόλαιο που συνάπτει η επιχείρηση ως αντισυμβαλλόμενος και καλύπτει μια ομάδα εργαζομένων με κοινούς όρους. Ο κάθε εργαζόμενος δεν υπογράφει δικό του ατομικό συμβόλαιο: εντάσσεται στο ομαδικό, με βάση τα κριτήρια που έχει ορίσει ο εργοδότης (π.χ. σύνολο προσωπικού, συγκεκριμένες βαθμίδες ή τμήματα).

Επειδή η αξιολόγηση γίνεται σε επίπεδο ομάδας και όχι ατόμου, η διαδικασία ένταξης είναι συνήθως απλούστερη από ένα ατομικό πρόγραμμα. Οι ακριβείς προϋποθέσεις, τα όρια και οι τυχόν ιατρικές ερωτήσεις διαφέρουν ανά εταιρεία, μέγεθος ομάδας και επίπεδο παροχών.

• Αντισυμβαλλόμενος είναι η επιχείρηση, ασφαλισμένοι οι εργαζόμενοι
• Ενιαίοι όροι και ενιαία διαχείριση για όλη την ομάδα
• Οι καλύψεις ισχύουν όσο διαρκεί η εργασιακή σχέση και το συμβόλαιο
• Η κάλυψη μπορεί να επεκταθεί σε εξαρτώμενα μέλη, εφόσον το προβλέπει το πρόγραμμα

Σε ποιες επιχειρήσεις απευθύνεται;

Δεν αφορά μόνο μεγάλους οργανισμούς. Υπάρχουν λύσεις για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, αν και ο ελάχιστος αριθμός ασφαλιζομένων διαφέρει ανά ασφαλιστική εταιρεία και ανά προϊόν — δεν υπάρχει ένας ενιαίος κανόνας στην αγορά.

Στην πράξη, η ομαδική ασφάλιση έχει νόημα όταν η επιχείρηση θέλει να προσφέρει μια σταθερή, θεσμοθετημένη παροχή υγείας ή ζωής αντί για αποσπασματικές καλύψεις κατά περίπτωση.

• Εταιρείες που χτίζουν δομημένο πακέτο παροχών (EVP)
• Επιχειρήσεις με ανταγωνισμό στην προσέλκυση εξειδικευμένου προσωπικού
• Οργανισμούς με προσωπικό σε πολλές πόλεις ή παραρτήματα
• ΜΜΕ που θέλουν μια απλή, ενιαία κάλυψη για λίγα άτομα

Ποιες ενότητες μπορεί να περιλαμβάνει ένα ομαδικό πρόγραμμα;

Τα ομαδικά προγράμματα χτίζονται από ενότητες, που επιλέγονται ανάλογα με τις ανάγκες και τον προϋπολογισμό. Δεν είναι υποχρεωτικό να υπάρχουν όλες· συχνά ξεκινά κανείς από υγεία και ζωή και προσθέτει ενότητες σε επόμενες ανανεώσεις.

• Ζωή: κεφάλαιο σε περίπτωση θανάτου από οποιαδήποτε αιτία
• Θάνατος και μόνιμη ολική ή μερική ανικανότητα από ατύχημα
• Μόνιμη ολική ανικανότητα από ασθένεια
• Πρόσκαιρη ανικανότητα / απώλεια εισοδήματος από ατύχημα ή ασθένεια
• Ιατροφαρμακευτικά έξοδα από ατύχημα
• Νοσοκομειακή περίθαλψη (συχνά με επιδόματα, π.χ. χειρουργικό ή μητρότητας, ανάλογα με το πρόγραμμα)
• Εξωνοσοκομειακή περίθαλψη: επισκέψεις σε ιατρούς και διαγνωστικές εξετάσεις
• Συνταξιοδοτικό πρόγραμμα καθορισμένης εισφοράς, ως ξεχωριστή επιλογή

Πώς λειτουργούν τα έτοιμα πακέτα για μικρές ομάδες;

Για μικρές επιχειρήσεις που ασφαλίζουν το προσωπικό τους για πρώτη φορά, αρκετές ασφαλιστικές διαθέτουν τυποποιημένα πακέτα με λίγα επίπεδα παροχών (π.χ. βασικό, ενδιάμεσο, αναβαθμισμένο). Η επιχείρηση επιλέγει ανάγκη, επίπεδο και προαιρετικές προσθήκες, όπως εξωνοσοκομειακά ή εξαρτώμενα μέλη.

Τα πακέτα αυτά έχουν συνήθως προϋποθέσεις μεγέθους ομάδας και απλούστερη διαδικασία έκδοσης. Διαφορετικό επίπεδο ανά κατηγορία προσωπικού είναι συχνά εφικτό, εφόσον κάθε κατηγορία έχει έναν ελάχιστο αριθμό ατόμων και αντικειμενικό κριτήριο διάκρισης (π.χ. στελέχη και διοικητικό προσωπικό). Οι ακριβείς κανόνες διαφέρουν ανά εταιρεία.

Από την προσφορά στην έναρξη: τα βήματα

Η διαδικασία είναι παρόμοια στις περισσότερες εταιρείες. Οι χρόνοι διαφέρουν ανά ασφαλιστική και ανά πολυπλοκότητα της ομάδας.

• Εντολή ανάθεσης από την επιχείρηση για έρευνα αγοράς
• Συγκεντρωτικά δημογραφικά στοιχεία (πλήθος, φύλο, ηλικίες, ειδικότητες) και επιθυμητές καλύψεις
• Σύγκριση προτάσεων σε κοινές προδιαγραφές και επιλογή
• Αίτηση ομαδικής ασφάλισης, αιτήσεις ένταξης εργαζομένων και κατάσταση ασφαλισμένων
• Νομιμοποιητικά έγγραφα της επιχείρησης (π.χ. στοιχεία ΓΕΜΗ και εκπροσώπησης)
• Έκδοση συμβολαίου, ενημερωτικό φυλλάδιο παροχών και παρουσίαση στο προσωπικό
• Ενεργοποίηση ψηφιακών εργαλείων για υποβολή αποζημιώσεων, όπου τα παρέχει η ασφαλιστική

Ομαδική ασφάλιση εργαζομένων σε Αθήνα, Θεσσαλονίκη και όλη την Ελλάδα

Η ομαδική ασφάλιση μπορεί να σχεδιαστεί και να διαχειριστεί πανελλαδικά. Η έδρα της επιχείρησης δεν αλλάζει τη βασική διαδικασία: η συλλογή συγκεντρωτικών στοιχείων, η σύγκριση προτάσεων, η έκδοση και η επικοινωνία με HR ή διοίκηση μπορούν να γίνουν εξ αποστάσεως.

Για επιχειρήσεις με εργαζομένους σε Αθήνα, Θεσσαλονίκη, Πάτρα, Λάρισα, Ηράκλειο ή περισσότερα παραρτήματα, δίνουμε ιδιαίτερη βαρύτητα στο πραγματικό δίκτυο νοσοκομείων, διαγνωστικών κέντρων και ιατρών ανά περιοχή. Ένα πρόγραμμα που λειτουργεί καλά για την έδρα πρέπει να παραμένει πρακτικό και για το προσωπικό εκτός έδρας.

• Έλεγχος δικτύου παρόχων στις πόλεις όπου εργάζεται το προσωπικό
• Ενιαίο πρόγραμμα για ομάδες με πολλαπλά παραρτήματα, όπου αυτό είναι εφικτό
• Ψηφιακή συλλογή στοιχείων και παρουσίαση προτάσεων σε HR/CFO
• Έλεγχος γεωγραφικής κάλυψης για εργαζομένους που ταξιδεύουν συχνά

Τι πρέπει να ζητήσει το HR ή το CFO σε ένα RFP ομαδικής ασφάλισης;

Για να είναι πραγματικά συγκρίσιμες οι προσφορές, όλες οι ασφαλιστικές πρέπει να απαντούν πάνω στο ίδιο brief. Το RFP δεν χρειάζεται να είναι σύνθετο, αλλά πρέπει να κλειδώνει τις βασικές παραμέτρους ώστε η χαμηλότερη τιμή να μην προκύπτει από χαμηλότερα όρια ή διαφορετικές εξαιρέσεις.

Σε υφιστάμενο ομαδικό, το RFP πρέπει να αποτυπώνει και το σημερινό πρόγραμμα, το ιστορικό χρήσης και τα σημεία που θέλετε να αλλάξετε στην επόμενη ανανέωση.

• Ίδιο ετήσιο όριο, απαλλαγή και θέση νοσηλείας σε όλες τις προτάσεις
• Σαφής διάκριση νοσοκομειακών, εξωνοσοκομειακών, ζωής και ατυχήματος
• Αναλυτικά υποόρια, χρόνοι αναμονής και βασικές εξαιρέσεις
• Δίκτυο παρόχων ανά βασική πόλη και διαδικασία απευθείας κάλυψης
• Όροι ένταξης νέων εργαζομένων και διαγραφής αποχωρούντων
• Ξεχωριστή αποτύπωση κόστους για εξαρτώμενα μέλη και βαθμίδες παροχών

Τι μπορεί να καλύπτει ένα ομαδικό πρόγραμμα;

Το περιεχόμενο δεν είναι τυποποιημένο: ο εργοδότης επιλέγει ποιες ενότητες θα ενεργοποιηθούν και σε ποιο ύψος. Οι πιο συνηθισμένες ενότητες είναι οι παρακάτω, πάντα σύμφωνα με τους ειδικούς όρους του συμβολαίου.

• Νοσοκομειακή περίθαλψη: νοσηλεία, χειρουργείο, θέση δωματίου, ετήσιο ανώτατο όριο, απαλλαγή ή συμμετοχή
• Εξωνοσοκομειακή κάλυψη: διαγνωστικές εξετάσεις, επισκέψεις σε ιατρούς, check-up
• Ασφάλιση ζωής: κεφάλαιο που καταβάλλεται στους δικαιούχους σε περίπτωση απώλειας ζωής
• Μόνιμη ολική ή μερική ανικανότητα, και σε ορισμένα προγράμματα προσωρινή ανικανότητα με επίδομα
• Προσωπικό ατύχημα, εντός και συχνά εκτός εργασίας
• Σοβαρές ασθένειες, όπου προσφέρεται ως πρόσθετη ενότητα
• Εξαρτώμενα μέλη (σύζυγος, τέκνα), εφόσον το πρόγραμμα το επιτρέπει

Ομαδική υγείας, ομαδική ζωής ή προσωπικό ατύχημα;

Τα τρία δεν είναι εναλλακτικές του ίδιου πράγματος — καλύπτουν διαφορετικό κίνδυνο και συχνά συνδυάζονται. Η υγεία αφορά ιατρικά έξοδα, η ζωή ένα κεφάλαιο προς τους δικαιούχους, το ατύχημα συγκεκριμένα συμβάντα με αιφνίδια εξωτερική αιτία.

Όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος, μια συνηθισμένη προσέγγιση είναι ένας βασικός πυρήνας (π.χ. νοσοκομειακή κάλυψη ή ζωή/ατύχημα) και σταδιακή προσθήκη ενοτήτων στις επόμενες ανανεώσεις.

Πώς σχεδιάζεται ένα σωστό πρόγραμμα παροχών

Ο σχεδιασμός ξεκινά από το τι θέλει να πετύχει η επιχείρηση και όχι από το φθηνότερο τιμολόγιο. Καταγράφουμε τη σύνθεση του προσωπικού, τον προϋπολογισμό ανά εργαζόμενο και το επίπεδο παροχών που θεωρείται ανταγωνιστικό στον κλάδο σας.

Αν υπάρχουν βαθμίδες παροχών (π.χ. διαφορετικό επίπεδο ανά ιεραρχικό επίπεδο), τα κριτήρια πρέπει να είναι αντικειμενικά και καταγεγραμμένα, ώστε το πρόγραμμα να γίνεται αντιληπτό ως δίκαιο από την ομάδα.

• Ορισμός ασφαλιζόμενης ομάδας και κριτηρίων ένταξης
• Επιλογή ενοτήτων και ορίων ανά βαθμίδα
• Απόφαση για συμμετοχή του εργαζομένου στο κόστος, αν προβλέπεται
• Απόφαση για προαιρετική ένταξη εξαρτωμένων μελών
• Σχέδιο ενημέρωσης του προσωπικού, ώστε η παροχή να γίνει κατανοητή

Πώς γίνεται η προσφορά και η υλοποίηση

Η διαδικασία είναι τυποποιημένη και δεν απαιτεί ιατρικές πληροφορίες στο πρώτο στάδιο. Με ανώνυμα συγκεντρωτικά στοιχεία λαμβάνουμε ενδεικτικές προτάσεις και τις συγκρίνουμε με κοινά κριτήρια.

• Βήμα 1 — Καταγραφή αναγκών: αριθμός εργαζομένων, ηλικιακή κατανομή, κλάδος, επιθυμητές καλύψεις
• Βήμα 2 — Άντληση προτάσεων από τις συνεργαζόμενες εταιρείες με ενιαίες προδιαγραφές
• Βήμα 3 — Συγκριτικός πίνακας: καλύψεις, όρια, απαλλαγές, εξαιρέσεις, κόστος ανά εργαζόμενο
• Βήμα 4 — Ανάληψη κινδύνου (underwriting) και οριστικοποίηση όρων
• Βήμα 5 — Έκδοση, κατάσταση ασφαλισμένων, κάρτες/πρόσβαση και ενημέρωση προσωπικού
• Βήμα 6 — Υποστήριξη σε αποζημιώσεις και ετήσια αναθεώρηση πριν την ανανέωση

Καλύπτονται σύζυγος και παιδιά;

Σε αρκετά προγράμματα ναι, είτε αυτόματα για το σύνολο της ομάδας είτε προαιρετικά με επιπλέον ασφάλιστρο που μπορεί να βαρύνει τον εργαζόμενο. Δεν το προσφέρουν όλα τα προγράμματα με τον ίδιο τρόπο, και τα όρια ηλικίας των τέκνων διαφέρουν.

Αν η κάλυψη οικογένειας είναι σημαντική για την ομάδα σας, το δηλώνουμε εξαρχής στο αίτημα προσφοράς, γιατί επηρεάζει τόσο τη δομή όσο και το κόστος.

Τι ισχύει για τις προϋπάρχουσες παθήσεις;

Δεν υπάρχει ενιαίος κανόνας. Η αντιμετώπιση των προϋπαρχουσών παθήσεων και οι τυχόν χρόνοι αναμονής εξαρτώνται από την ασφαλιστική εταιρεία, το μέγεθος της ομάδας, το επίπεδο καλύψεων και τους ειδικούς όρους του συμβολαίου.

Σε μεγαλύτερες ομάδες η αξιολόγηση γίνεται συχνά σε συλλογικό επίπεδο, ενώ σε μικρές ομάδες ενδέχεται να ζητηθούν περισσότερα στοιχεία. Δεν δίνουμε γενικές υποσχέσεις κάλυψης: το τι ισχύει προκύπτει γραπτά από την πρόταση της κάθε εταιρείας.

Τι γίνεται όταν ένας εργαζόμενος αποχωρεί;

Η κάλυψη από το ομαδικό συνδέεται με την εργασιακή σχέση. Με την αποχώρηση, ο εργαζόμενος τυπικά διαγράφεται από την κατάσταση ασφαλισμένων και παύει να καλύπτεται από την ημερομηνία που ορίζει το συμβόλαιο.

Ορισμένα προγράμματα προβλέπουν δυνατότητα συνέχισης ή μετατροπής σε ατομικό, συχνά εντός συγκεκριμένης προθεσμίας και ενδεχομένως με νέα αξιολόγηση. Γι' αυτό πολλοί εργαζόμενοι διατηρούν και ένα ατομικό συμβόλαιο παράλληλα.

Ομαδικό ή ατομικό συμβόλαιο;

Από τη σκοπιά της επιχείρησης, το ομαδικό είναι εργαλείο παροχών: ενιαία διαχείριση, ένα τιμολόγιο, κοινοί όροι. Από τη σκοπιά του εργαζομένου, το ατομικό έχει το πλεονέκτημα ότι τον ακολουθεί ανεξάρτητα από τον εργοδότη.

Τα δύο δεν αλληλοαναιρούνται και συχνά συνυπάρχουν. Η αναλυτική σύγκριση από την πλευρά του εργαζομένου υπάρχει στον σχετικό οδηγό μας.

Πότε χρειάζεται νέα προσφορά, market check ή αλλαγή ασφαλιστικής;

Μια επιχείρηση δεν χρειάζεται να αλλάζει πρόγραμμα κάθε χρόνο. Χρειάζεται όμως να ελέγχει την αγορά όταν το κόστος ή οι όροι αλλάζουν αισθητά, όταν υπάρχουν συστηματικά προβλήματα στο δίκτυο ή στη διαχείριση αποζημιώσεων, όταν αλλάζει σημαντικά το workforce ή όταν η πολιτική employee benefits επανασχεδιάζεται.

Σε market check χρησιμοποιούμε το σημερινό πρόγραμμα ως baseline και ζητάμε εναλλακτικές με κοινές προδιαγραφές. Πριν από οποιαδήποτε αλλαγή ελέγχονται continuity, underwriting, χρόνοι αναμονής, ενεργές απαιτήσεις και η διαδικασία μετάβασης, ώστε μια χαμηλότερη τιμή να μη δημιουργήσει κρυφό κενό κάλυψης.

• Σημαντική μεταβολή ασφαλίστρου ή όρων στην ανανέωση
• Αλλαγές στο δίκτυο που δυσκολεύουν το προσωπικό
• Μεγάλες προσλήψεις, νέα παραρτήματα ή διαφορετική σύνθεση ομάδας
• Νέα tiers ή executive benefits
• Ανάγκη για καλύτερη διαχείριση claims και onboarding
• Απαίτηση διοίκησης για ανεξάρτητο benchmark της αγοράς

Φορολογική μεταχείριση — σύντομη σύνοψη

Στο πλαίσιο του άρθρου 14 του ν. 4172/2013, ασφάλιστρα που καταβάλλει ο εργοδότης για ιατροφαρμακευτική και νοσοκομειακή κάλυψη ή για ασφάλιση ζωής/ανικανότητας δεν προσμετρώνται στο εισοδήμα από μισθωτή εργασία του εργαζομένου μέχρι το όριο των 1.500 ευρώ ετησίως ανά εργαζόμενο, υπό τις προϋποθέσεις του νόμου.

Η εκπεσιμότητα της δαπάνης για την επιχείρηση κρίνεται ξεχωριστά, με τις γενικές προϋποθέσεις του άρθρου 22. Πρόκειται για γενική ενημέρωση και όχι για εξατομικευμένη φοροτεχνική συμβουλή — επιβεβαιώστε την εφαρμογή με τον λογιστή σας. Αναλυτικά στον φορολογικό οδηγό.