RFP Ομαδικής Ασφάλισης Εργαζομένων: Checklist για HR & CFO
Σύντομη απάντηση
Ένα RFP ομαδικής ασφάλισης πρέπει να δίνει σε όλες τις ασφαλιστικές το ίδιο προφίλ ομάδας και τις ίδιες προδιαγραφές κάλυψης. Το HR ή το CFO χρειάζεται να κλειδώσει ετήσια όρια, απαλλαγές, νοσοκομειακή θέση, εξωνοσοκομειακές παροχές, κεφάλαια ζωής, δίκτυο, όρους εξαρτωμένων και διαδικασία αποζημίωσης, ώστε η τελική σύγκριση να μην γίνεται μόνο στην τιμή.
Γιατί χρειάζεται κοινό brief
Αν κάθε ασφαλιστική λάβει διαφορετικό brief, οι τελικές τιμές δεν είναι συγκρίσιμες. Η μία μπορεί να προσφέρει χαμηλότερη απαλλαγή, η άλλη χαμηλότερο όριο και μια τρίτη να έχει εντελώς διαφορετικό δίκτυο.
Το RFP δημιουργεί κοινή βάση αξιολόγησης και βοηθά τη διοίκηση να ξεχωρίσει την πραγματική οικονομία από μια απλή μείωση παροχών.
Τα στοιχεία της ομάδας που χρειάζονται στο πρώτο στάδιο
Η αρχική αγορά μπορεί να γίνει με συγκεντρωτικά δεδομένα και χωρίς ατομικό ιατρικό ιστορικό. Όσο πιο καθαρά είναι τα στοιχεία, τόσο λιγότερες παραδοχές θα χρειαστεί να κάνει ο ασφαλιστής.
- Συνολικός αριθμός εργαζομένων και τυχόν βαθμίδες
- Ηλικιακή κατανομή σε εύρη
- Κλάδος και φύση εργασίας
- Έδρα, παραρτήματα και βασικές πόλεις
- Ειδικότητες και φύλο, σε συγκεντρωτική μορφή
- Μισθοδοσία μόνο αν οι παροχές θα ορίζονται βάσει μισθού
- Διαθέσιμη δαπάνη ανά εργαζόμενο, αν έχει οριστεί
- Αν οι παροχές θα διαφέρουν ανά θέση, μισθό ή προϋπηρεσία
- Υπάρχον πρόγραμμα, πίνακας παροχών και ημερομηνία ανανέωσης
- Ιστορικό αποζημιώσεων — συνήθως τριετίας — όπου υπάρχει και είναι διαθέσιμο
- Εξαρτώμενα μέλη που θέλετε να μπορούν να ενταχθούν
- Γραπτή εντολή ανάθεσης έρευνας αγοράς προς τον διαμεσολαβητή
Οι προδιαγραφές που πρέπει να είναι ίδιες σε όλες τις προσφορές
Το RFP πρέπει να περιγράφει ποια χαρακτηριστικά είναι υποχρεωτικά και ποια επιτρέπεται να προταθούν ως εναλλακτικά. Έτσι μπορείτε να έχετε μια βασική συγκρίσιμη προσφορά και παράλληλα προαιρετικά σενάρια βελτίωσης.
| Παράμετρος | Τι να ζητήσετε |
|---|---|
| Νοσοκομειακή κάλυψη | Ίδιο ετήσιο όριο, θέση νοσηλείας και βασική γεωγραφική εμβέλεια |
| Απαλλαγή | Ίδιο ποσό ή σαφές εναλλακτικό σενάριο |
| Συνασφάλιση | Ποσοστό εντός και εκτός δικτύου |
| Εξωνοσοκομειακά | Ίδιο εύρος εξετάσεων/επισκέψεων ή σαφής εξαίρεση |
| Ζωή / ανικανότητα | Ίδιο κεφάλαιο ή κοινός πολλαπλασιαστής μισθού |
| Εξαρτώμενα μέλη | Ίδια κριτήρια και ξεχωριστή τιμολόγηση |
| Δίκτυο | Κατάλογος παρόχων ανά βασική πόλη |
| Αποζημίωση | Προέγκριση, direct billing, απαιτούμενα δικαιολογητικά και SLA όπου παρέχεται |
Τι αλλάζει όταν πρόκειται για ανανέωση
Σε ανανέωση, το σημερινό συμβόλαιο είναι η baseline. Καταγράψτε τι λειτουργεί, τι δεν χρησιμοποιείται και ποια σημεία δημιουργούν παράπονα ή διαχειριστικό φόρτο.
Το claims experience πρέπει να διαβαστεί μαζί με τη μεταβολή του πληθυσμού, των ορίων και των παροχών. Μια αύξηση ασφαλίστρου δεν εξηγείται σωστά αν εξεταστεί μόνο ως ποσοστό.
Πώς αξιολογούνται οι προτάσεις μετά την παραλαβή
Η τελική αξιολόγηση πρέπει να έχει ξεχωριστές στήλες για κόστος, κάλυψη, εξαιρέσεις, δίκτυο και λειτουργική διαχείριση. Ένα μικρό πλεονέκτημα τιμής μπορεί να μην αξίζει αν αυξάνει σημαντικά τη συμμετοχή του εργαζομένου ή δυσκολεύει την αποζημίωση.
- Σύγκριση σε κοινές προδιαγραφές πριν από οποιοδήποτε ranking
- Καταγραφή αποκλίσεων και υποορίων
- Έλεγχος wording και όχι μόνο εμπορικής παρουσίασης
- Αξιολόγηση δικτύου στις πόλεις της ομάδας
- Έλεγχος διαδικασίας onboarding, μεταβολών και claims
Μετά την επιλογή: τι χρειάζεται για την έκδοση
Όταν η επιχείρηση επιλέξει πρόταση, η έκδοση απαιτεί ονομαστικά στοιχεία και έγγραφα. Καλό είναι να προετοιμάζονται παράλληλα με την αξιολόγηση, ώστε να μην καθυστερήσει η έναρξη.
- Αίτηση ομαδικής ασφάλισης υπογεγραμμένη από την επιχείρηση
- Αιτήσεις ένταξης των εργαζομένων, όπου τις ζητά το πρόγραμμα
- Κατάσταση ασφαλισμένων σε αρχείο excel, συχνά με email για την ψηφιακή εγγραφή
- Βασικά στοιχεία αντισυμβαλλόμενου (επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ) και νομιμοποιητικά έγγραφα, π.χ. ΓΕΜΗ και πρόσφατο πιστοποιητικό εκπροσώπησης
- Πλάνο ενημέρωσης του προσωπικού: φυλλάδιο παροχών και παρουσίαση
Θέλετε να προχωρήσετε σε προσφορά ή market check;
Στείλτε συγκεντρωτικά στοιχεία της ομάδας για νέο πρόγραμμα, ανανέωση ή σύγκριση αγοράς. Μπορείτε επίσης να οργανώσετε πρώτα το brief σας με το δωρεάν RFP εργαλείο.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται να στείλω ονόματα εργαζομένων στο RFP;
Στο αρχικό στάδιο συνήθως αρκούν συγκεντρωτικά στοιχεία. Η τελική έκδοση μπορεί να απαιτήσει ονομαστική κατάσταση, σύμφωνα με τη διαδικασία της ασφαλιστικής.
Πρέπει να δώσω το σημερινό ασφάλιστρο;
Δεν είναι απαραίτητο για να οριστούν σωστές προδιαγραφές, αλλά σε διαδικασία ανανέωσης βοηθά να αξιολογηθεί η μεταβολή μαζί με τους σημερινούς όρους.
Πόσες ασφαλιστικές πρέπει να μπουν στο RFP;
Δεν υπάρχει σωστός αριθμός. Στόχος είναι επαρκής ανταγωνισμός με εταιρείες που μπορούν πραγματικά να αναλάβουν το συγκεκριμένο προφίλ και να προσφέρουν συγκρίσιμους όρους.
Μπορεί η Novus να ετοιμάσει το συγκριτικό report;
Ναι. Η λογική της διαδικασίας είναι να ζητηθούν προτάσεις με κοινές προδιαγραφές και να παρουσιαστούν οι ουσιαστικές αποκλίσεις σε κόστος, όρια, εξαιρέσεις και λειτουργία.
Πηγές
- ΑΑΔΕ — Κώδικας Φορολογίας Εισοδήματος (ν. 4172/2013) — Φορολογική μεταχείριση ασφαλίστρων ομαδικής ασφάλισης (άρθρα 14 και 22).
- Τράπεζα της Ελλάδος — Ιδιωτική ασφάλιση — Εποπτική αρχή.
Το άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν αποτελεί νομική, ιατρική ή εξατομικευμένη ασφαλιστική συμβουλή ούτε δεσμευτική ασφαλιστική προσφορά. Τα παραδείγματα, όπου υπάρχουν, είναι υποθετικά. Ισχύουν πάντα το εφαρμοστέο πλαίσιο και οι όροι του εκάστοτε ασφαλιστηρίου.